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Categoria: Corporativo e Agencias | KW: prestacao de contas de viagem |
| Escrito por [TravelDoc]
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Prestacao de contas de viagem: como fazer rapido e sem perder nada
| A prestacao de contas de viagem consome tempo porque o processo e feito depois — quando os comprovantes ja sumiram e a memoria do que foi gasto ja falhou. O metodo certo inverte essa logica: cada gasto e registrado durante a viagem, com o comprovante fotografado na hora. Ao voltar, o relatorio ja esta pronto. O TravelDoc organiza todo esse processo em uma unica plataforma, com acesso offline. |
Navegue por topicos
- Por que a prestacao de contas de viagem e sempre um problema
- O que precisa ter num relatorio de despesas de viagem
- Com vs. sem app: o que muda na pratica
- Como fazer a prestacao de contas de viagem no TravelDoc
- Dicas para nao ter comprovante rejeitado pelo financeiro
- Glossario de termos essenciais
- Perguntas frequentes
Por que a prestacao de contas de viagem e sempre um problema
A maioria das empresas exige que o colaborador entregue os comprovantes e o relatorio de despesas em ate cinco dias uteis apos o retorno da viagem. Na teoria, cinco dias e tempo suficiente. Na pratica, o colaborador volta de viagem diretamente para reunioes, e-mails acumulados e outras demandas. A prestacao de contas fica para depois.
Quando finalmente senta para fazer, o processo e doloroso: vasculha bolsos e bolsas em busca de recibos amassados, tenta lembrar o valor de gastos que nao tem comprovante, digitaliza notas fiscais uma por uma, preenche uma planilha coluna por coluna e envia com a esperanca de que o financeiro nao devolva pedindo complemento.
O financeiro devolve.
O problema e estrutural: a prestacao de contas e um processo retroativo, feito de memoria, com comprovantes que foram mal preservados. A solucao e tornar o processo proativo: registrar durante a viagem, fotografar na hora, categorizar enquanto o gasto ainda e fresco.
O que precisa ter num relatorio de despesas de viagem
Cada empresa tem suas proprias exigencias, mas a estrutura basica de um relatorio de despesas de viagem inclui:
- Identificacao: nome do colaborador, periodo da viagem, destino e objetivo da viagem (reuniao, treinamento, evento, etc.).
- Detalhamento por gasto: data, valor, categoria (alimentacao, transporte, hospedagem, representacao), fornecedor e comprovante anexado.
- Total por categoria: soma de cada tipo de despesa para facilitar a validacao pelo financeiro.
- Total geral: valor total solicitado para reembolso.
- Comprovantes: nota fiscal, cupom fiscal ou recibo de cada item listado.
Consulte sempre a politica de viagem da sua empresa para saber se ha limites por categoria, prazo de entrega e formatos aceitos de comprovante.
Com vs. sem app de organizacao: o que muda na pratica
| Etapa | Sem app de organizacao | Com TravelDoc |
|---|---|---|
| Registro de gastos durante a viagem | ❌ Anotacoes avulsas ou memoria | ✅ Registro imediato por categoria no app |
| Comprovantes | ❌ Papel no bolso, risco de perda | ✅ Fotografado e vinculado ao gasto na hora |
| Organizacao ao voltar | ❌ Horas vasculhando bolsos e e-mails | ✅ Gastos ja organizados por dia e categoria |
| Montagem do relatorio | ❌ Planilha manual com risco de erro | ✅ Exportar resumo do app |
| Entrega para o financeiro | ❌ Digitalizar, compilar, enviar | ✅ Material ja organizado e legivel |
| Risco de comprovante rejeitado | ❌ Alto | ✅ Baixo — comprovante vinculado ao gasto |
Como fazer a prestacao de contas de viagem no TravelDoc
O processo funciona em dois momentos: durante a viagem (registro) e depois da viagem (exportacao).
Durante a viagem:
- A cada gasto, abra o TravelDoc e registre o valor, a categoria e uma nota descritiva (ex: ‘almoco com cliente Empresa X’ ou ‘taxi aeroporto — hotel’).
- Fotografe o comprovante antes de sair do local. O app salva a imagem vinculada ao gasto especifico.
- Repita para cada despesa ao longo de todos os dias da viagem.
Ao voltar:
- Acesse o resumo financeiro da viagem no TravelDoc. Voce vera o total por categoria e o detalhamento de cada gasto com data, valor e comprovante.
- Use esses dados para preencher o relatorio de despesas exigido pela sua empresa — ou exporte o resumo diretamente se a empresa aceitar o formato do app.
- Envie os comprovantes fotografados junto com o relatorio. Como foram registrados imediatamente, estao legíveis e vinculados ao contexto correto.
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Dicas para nao ter comprovante rejeitado pelo financeiro
- Sempre peca nota fiscal ao inves de recibo quando o estabelecimento emite — e o documento fiscal mais robusto.
- Fotografe o comprovante antes de sair do local, com boa iluminacao e todos os dados visiveis (valor, data, CNPJ do estabelecimento).
- Para gastos de representacao (almocos ou jantares com clientes), anote o nome dos participantes e o objetivo — o financeiro geralmente exige essa informacao.
- Confira a politica de viagem da empresa antes de viajar: saiba quais categorias sao reembolsaveis, quais tem limite de valor e qual e o prazo de entrega.
- Nao espere voltar para registrar. Cada dia de atraso aumenta o risco de perder um comprovante ou esquecer um detalhe.
Glossario de termos essenciais
Definicoes de referencia para os termos usados neste artigo:
| Relatorio de Despesas de Viagem (RDV)
Documento formal que consolida todos os gastos realizados durante uma viagem a trabalho, com comprovantes, categorias, valores e justificativas. E o documento entregue ao financeiro para fins de reembolso ou baixa de adiantamento. Tambem chamado de prestacao de contas de viagem. Adiantamento de viagem Valor antecipado pela empresa ao colaborador antes da viagem para cobrir as despesas previstas. Ao voltar, o colaborador presta contas do que foi gasto: o que sobrou e devolvido, o que excedeu o adiantamento e reembolsado pela empresa (conforme politica interna). Reembolso de despesas Processo pelo qual a empresa devolve ao colaborador os valores gastos com recursos proprios durante uma viagem a trabalho, apos aprovacao do relatorio de despesas com comprovantes. O prazo e as categorias reembolsaveis sao definidos pela politica de viagem da empresa. |
Perguntas frequentes
Como fazer prestacao de contas de viagem de trabalho?
Registre cada gasto durante a viagem com comprovante fotografado. Ao voltar, consolide os dados em um relatorio com data, valor, categoria e comprovante de cada despesa. O TravelDoc ja organiza essas informacoes durante a viagem, facilitando a montagem do relatorio.
Qual o prazo para entregar prestacao de contas de viagem?
O prazo varia por empresa. O mais comum e de 5 a 15 dias uteis apos o retorno. Consulte a politica de viagem da sua empresa. Quanto mais cedo for entregue, menor o risco de comprovante perdido ou gasto esquecido.
O que fazer se perdi um comprovante de viagem de trabalho?
Depende da politica da empresa. Algumas aceitam extrato bancario ou fatura do cartao como comprovante alternativo para despesas sem documento fiscal. Em outros casos, o gasto pode nao ser reembolsado. A melhor prevencao e fotografar o comprovante no momento do gasto — antes de sair do local.
Posso usar foto de nota fiscal para prestacao de contas?
Em geral sim, desde que a imagem seja legivel e contenha todos os dados fiscais. Mas confirme com o financeiro da sua empresa — cada empresa tem sua propria politica sobre formatos aceitos de comprovante.
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